Le 10 regole per scrivere un’email di lavoro, Luisa Carrada

by • 15 Dicembre 2009 • Lavoro, StrumentiComments (0)2038

In e out – E-mail, le 10 regole di Luisa Carrada, esperta di web writing

In & out ma anche Vs. Cosa fare e cosa non fare quando si scrive un’email di lavoro secondo Luisa Carrada, blogger, esperta di comunicazione scritta, consulente aziendale e docente.
Perché le email dicono di noi stessi – dunque dell’azienda o dell’associazione che rappresentiamo – molto più di quanto crediamo, e sbagliare la prima email può significare lasciarsi sfuggire un cliente.
Che non tornerà più.

 

In

1) L’oggetto deve essere chiaro: deve distillare e concentrare il contenuto dell’email. Come il titolo del giornale, l’oggetto deve contenere la notizia. Meglio non superare le 70 battute e non scrivere tutto in maiuscolo perché è come gridare.
2) La revisione: un’email va sempre riletta. Una volta partita non ci appartiene più. Un messaggio con refusi ed errori parla di trascuratezza e poca serietà.
3) La firma: non firmare è segno di sciatteria e di poco rispetto. Evitare anche le firme troppo lunghe comprensive di nome, telefono, fax, indirizzo, sito, blog, skype, linkedin e gli altri social network.
4) Scrivere subito la cosa più importante. Tutto il resto può venire dopo. Come tutta la scrittura in rete, l’email è fatta a strati come un millefoglie: dall’oggetto al testo, fino ai link e agli allegati.
5) Mappa testuale visiva: un’email deve parlare a colpo d’occhio. Meglio sintetizzarla nella prima schermata, dove dobbiamo vedere l’incipit e la firma senza bisogno di scrollare la pagina. Aiuta molto, specialmente se letta dal blackberry.

 

Out

1) I puntini di sospensione, che danno un senso di incompletezza e indeterminatezza.
2) L’oggetto “info” o la mancanza di oggetto. Se l’oggetto è vago o, peggio, assente, si corre il rischio che la mail venga cestinata prima ancora di essere aperta.
3) Le abbreviazioni e le sigle. Tutte: da u.s. per “ultimo scorso” a ASAP “as soon as possible”. Sono un aiuto per chi scrive, ma obbligano chi legge ad uno sforzo di decodifica. FYI (for your information)
4) L’eccesso di confidenza: risparmiamoci abbracci e baci se non con le persone con cui li scambieremmo davvero. Se non richiesta, la confidenza è spesso sgradita. Fra il tu e il lei, nell’incertezza preferire il lei.

5) Le email “muro” o “flusso di coscienza”, in cui non c’è nemmeno una andata a capo. Scoraggiano fin dalla prima occhiata. Si possono mandare al nostro amico del cuore, non per comunicare sul lavoro.

 

Vs.

Meglio usare le parole di tutti i giorni, invece di parole ed espressioni solo apparentemente importanti per lunghezza e livello di astrazione, e non solo nell’email di lavoro. Incominciando dalle preposizioni più semplici, tutte da riscoprire:

a partire da… vs. da
attraverso… vs. con
con l’ausilio di… vs. con
mediante… vs. con
insieme a… vs. con
unitamente a… vs. con
finalizzato a… vs. per
volto a… vs. per
mirato a… vs. per
con l’obiettivo di… vs. per
nell’intento di… vs. per
a disposizione di… vs. per
in seguito a… vs. dopo
con l’eccezione d…i vs. tranne

[ via Il Sole 24 ORE | ph © mudretsov – Fotolia ]

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